Plánování kapacit na projektu

Kapacitní řízení v projektovém řízení

Plánování zdrojů v projektech můžeme charakterizovat jako proces, jehož cílem je v maximální míře sladit požadované termíny práce s optimálním využití zdrojů.

Statické SW nástroje, které jsou například součástí ERP systémů vycházejí z popisu výrobního procesu. Již základní charakteristika projektu ovšem říká, že projekt takovýmto způsobem popsat nelze. které vlastní výpočet zákonitě zjednodušují. Tyto aplikace zpravidla preferují výpočet, který zajistí optimální utilizaci zdrojů a potlačí parametry časového výpočtu (neuvažují rezervy, kritickou cestu apod.)

Data pro časový a kapacitní plán se vzájemně ovlivňují a navíc harmonogram reálného projektu je vždy živou záležitostí, kdy nelze všechny termíny garantovat (pracujeme s termíny jako nejdřívější možná zahájení, nejpozdější možné zahájení, volná rezerva apod.)

Z tohoto důvodu nemohou fungovat statické nástroje, které přednostně vycházejí z plánování pro běžnou – procesně řízenou výrobu. Podobně snaha o vlastní vývoj nástroje pro kapacitní plánování se nevyhne dvou zásadním úskalím:

1.         Složitost a komplexnost algoritmů časového a kapacitního výpočtu

2.         Metodický rozpor mezi rozdílným cílem kapacitního a časového plánování (optimální utilizace zdrojů a včasné dokončení projektu za stanovených nebo nižších nákladů).

V rámci kapacitního plánování pracujeme s pojmy jako je dlouhodobé (měsíce a roky) a krátkodobé (týdny) časové plánování. Na základě dlouhodobého kapacitního plánu dochází například k nákupu externích kapacit, rozhodování o termínu zahájení nových projektů apod. Proto je dlouhodobý plán více součástí strategického řízení projektů.

V rámci krátkodobého plánování, zde jsou již jednotlivé úkoly přiřazeny konkrétním zdrojů nebo pracovním skupinám se více pracuje s prioritami projektů ale i s prioritami uvnitř projektů. Při vytvoření konkrétního plánu pro daný zdroj se zohlední aktuální vývoj na projektu, činnosti na kritické cestě, vazby mezi činnostmi apod. Krátkodobý plán přímo zasahuje do operativního řízení a je přímou podporou projektových manažerů.

Vykazování práce na projektech

Nedílnou součástí kapacitního plánování, jeho krátkodobé – operativní části je i vykazování práce zdrojů na projektech. Zavedení vykazování v potřebném detailu je nezbytné protože.

-      Aktuální kapacity, které jsou z pohledu krátkodobého plánování vázány na projektech je velmi významná. Obvykle to bývá 20% kapacit o kterých bez vykazování nic nevíte.

-      Pokud neznáte aktuální stav, tak ztrácíte kritická data pro aktuální časový výpočet. Výpočet je pak logicky zatížen chybou a výsledek ztrácí důvěru operativního managementu (zcela neoprávněně, protože je to operativní management, který nedodal potřebná data)

-      Vykazování je nezbytnou součástí kontroly a řízení kvality, ale zpřesňuje i další oblasti jako je práce s problémy, riziky apod..

Celý proces vypadá obtížně, ale z praktických důvodů víme, že nejnáročnější je přesvědčit liniové manažery, aby odložili své zápisníky a excelové tabulky a začali ta samá data, která má již firma k dispozici, vkládat co jednotného systému. V konečném důsledku je ovládání aplikace jednodušší než práce se složitými tabulkami v MS Excel.

Jaký nástroj využít

Na tuto otázku nelze jednoznačně odpovědět a lze si představit i situaci, kdy společnost kombinuje oba nástroje a využívá z každého to pozitivní.

Silnou stránkou Primavery EPPM je především komplexnost a možnosti parametrizace časového a kapacitního výpočtu.

Silnou stránkou Oracle PPM je práce s kvalifikacemi a zkušenostmi specialistů.

Nebo jinak – Primavera připraví podklady pro what-if analýzu na úrovni projektu, Oracle PPM připraví What-if analýzu z pohledu nasazení zdroje.